Courrier électronique

Nécessité 

A l’heure du « tout numérique », le courrier électronique est devenu un outil de travail indispensable. Nombreux sont les employeurs qui installent une adresse e-mail professionnelle pour chaque employé. Accessible en tout temps depuis un téléphone portable, l’employé peut l’utiliser n’importe où.

Abus 

Envoi de courriers électroniques privés, risque de fuite des données de l’entreprise : l’usage privé et intempestif du courrier électronique professionnel risque de coûter cher à l’employeur. Il entraîne une perte de productivité de l’employé. Le téléchargement de fichiers risque de ralentir la connexion internet de toute l’entreprise.

Dans certaines situations, l’employeur peut soupçonner une utilisation abusive du courrier électronique, notamment lorsque son collaborateur passe son temps à rédiger des courriers électroniques ou que l’employeur constate des téléchargements de pièces jointes d’origine douteuse. Il est tenté d’accéder à l’adresse électronique professionnelle de l’employé, de la surveiller et de prendre des sanctions à l’encontre de l’employé en cas d’abus avéré.

S’il ne règle pas cette question par le biais d’une directive, l’employeur risque fort d’être limité quant aux moyens d’investigation dont il dispose et aux sanctions qu’il peut infliger à son collaborateur.

Surveillance 

Une surveillance du courrier électronique est susceptible de porter atteinte à la personnalité de l’employé. Ce dernier peut rapidement se sentir espionné ou sentir que l’employeur surveille en tout temps son comportement, ce qui peut porter atteinte à sa santé psychique. La surveillance se complique si l’employeur autorise l’utilisation privée de l’adresse électronique professionnelle.

Toutefois, l’employeur a de réels intérêts prépondérants de s’assurer que l’employé n’abuse pas de sa boîte mail professionnelle. Il pourra, à certaines conditions strictes, surveiller l’utilisation du courrier électronique par l’employé. Il devra respecter la procédure instaurée par le Préposé fédéral à la protection des données. A défaut, une telle surveillance sera considérée comme illicite.

Directives 

Lorsqu’il souhaite règlementer ou surveiller l’utilisation du courrier électronique, l’employeur est tenu d’édicter une directive au préalable et respecter une procédure de surveillance précise fixée par le Préposé fédéral à la protection des données. A défaut, si l’employeur accède à l’adresse professionnelle de l’employé sans sa permission, il risque d’engager sa responsabilité et ce, même s’il a des soupçons d’abus.

Hors du bureau 

Grâce au smartphone, les employés peuvent accéder en tout temps et en tout lieu aux courriers électroniques professionnels. Qu’en est-il du cadre zélé qui consulte et répond aux courriers électroniques tard le soir ou le week-end ? L’employeur peut-il envoyer des e-mails à toute heure de la nuit ou durant les vacances de l’employé ? Dans certaines situations, la consultation et la réponse aux courriers électroniques sera considérée comme du temps de travail qui doit être payé.

Harcèlement psychologique et sexuel 

L’anonymité toute relative des communications sur internet donne des ailes à certains collaborateurs. Ils peuvent ainsi déverser leur fiel et vider leur sac en envoyant des courriers électroniques haineux ou de nature sexuelle, sans devoir confronter le collègue en question dans la réalité.

Le cyberharcèlement est réel et peut faire des dégâts. Lorsque le cyberharcèlement provient d’un de ses employés, clients ou fournisseurs, l’employeur a les mêmes devoirs qu’en cas de harcèlement sexuel ou de mobbing sur le lieu de travail. L’employeur doit prendre les mesures adéquates pour y mettre fin. Il devra, en amont, édicter une directive qui vise à lutter contre le harcèlement, quel qu’il soit.