Les restrictions au dossier personnel

Paru le 3 mars 2020 dans PME Magazine par Marianne Favre Moreillon

En situation de conflit, l’employé peut chercher à réunir des preuves en vue d’une procédure contre son employeur. L’accès à ses données personnelles est soumis à certaines conditions.

Dans le cadre des rapports de travail, l’employeur est amené à traiter des données personnelles de l’employé. Le collaborateur a, en vertu de la Loi sur la protection des données (LPD), le droit de les consulter et d’en recevoir une copie écrite. Ce droit d’accès constitue parfois un abus de droit.

Dossier personnel
Dans le cadre des rapports de travail, l’employeur constitue un dossier personnel pour chaque collaborateur. Ce dossier contient notamment certificats médicaux, vacances prises, absences et enregistrements du temps de travail de l’employé. Il peut également inclure des données plus sensibles, telles que des avertissements reçus avant un licenciement.
Le traitement des données personnelles est licite dans la mesure où les données portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (art. 328b CO). La LPD est applicable au traitement des données de l’employé dans le cadre des rapports de travail. Elle règle le droit d’accès du collaborateur à son dossier personnel.
Certains documents, à usage exclusivement interne et non communiqués à des tiers, peuvent échapper à la protection de la LPD.
Tel est le cas des notes personnelles d’un supérieur hiérarchique au sujet d’un collaborateur. Les échanges internes sur la prise de décisions de promotion ou de licenciement du collaborateur ne sont pas protégés par la LPD. L’employé ne pourra pas, même avec insistance, demander copie des courriers électroniques internes ayant mené à son licenciement.

Droit d’accès
L’article 8 LPD prévoit que l’employeur est tenu de donner au collaborateur un droit d’accès à ses données personnelles lorsque celui-ci en fait la demande.
Ce droit d’accès a pour but de protéger la personnalité et les droits fondamentaux des collaborateurs concernés, ainsi que de permettre au travailleur de vérifier l’exactitude des données personnelles et la licéité de leur traitement.
Lorsque l’employé fait usage de son droit d’accès au sens de l’article 8 LPD, il n’a pas besoin de prouver qu’il a un intérêt particulier à accéder à ses données. Selon le Tribunal fédéral, la demande d’accès aux données personnelles peut, en certaines circonstances, constituer un abus de droit.

En cas de conflit avec l’employeur, à la suite d’un licenciement, il arrive que le collaborateur exige qu’il lui transmette son dossier personnel dans le but de rechercher des informations qui lui seraient utiles dans le cadre d’une éventuelle procédure.
Une requête de l’employé dans le but d’obtenir des données personnelles précises et déterminées en vue d’une éventuelle procédure contre son employeur ne constitue pas un abus de droit. Dans un tel cas, l’employeur sera tenu de s’exécuter et devra fournir copie des pièces requises par écrit.
L’employeur ne peut pas refuser de fournir à l’employé qui en fait la demande une copie de l’enregistrement de son temps de travail afin de déterminer le nombre d’heures supplémentaires qu’il a effectuées. Tel sera aussi le cas si le collaborateur demande copie des avertissements qu’il a reçus préalablement à son licenciement immédiat.

Preuves inaccessibles
En revanche, le Tribunal fédéral a précisé dans deux arrêts que l’utilisation du droit d’accès était abusive si l’employé tentait d’obtenir d’une future partie adverse des preuves inaccessibles.
Un employé ne peut pas aller à la pêche aux informations pour tenter de constituer un dossier au détriment de l’employeur ou dans le but de déterminer les failles de son dossier. Cette recherche indéterminée de moyens de preuves est nommée communément « fishing expedition ». L’employé ne peut pas utiliser ce procédé, que ce soit préalablement ou dans le cadre d’une procédure contre son employeur. Ce mode de faire constitue un abus de droit.
L’employeur peut refuser l’accès d’un employé à son dossier personnel lorsque, sans disposer d’éléments concrets, il réclame toutes les données le concernant dans le but de constituer de toutes pièces un dossier pour une procédure en licenciement abusif. Il peut différer le droit d’accès du collaborateur jusqu’à ce que ce dernier requière des pièces spécifiques et qu’il formule des prétentions concrètes découlant des rapports de travail.

En bref

    En situation de conflit, l’employé peut chercher à réunir des preuves en vue d’une procédure contre son employeur. L’accès à ses données personnelles est soumis à certaines conditions. Dans le cadre des rapports de travail, l’employeur est amené à traiter des données personnelles de l’employé. Le collaborateur a, en vertu de la Loi sur la protection des données (LPD), le droit de les consulter et d’en recevoir une copie écrite. Ce droit d’accès constitue parfois un abus de droit.

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  • conditions pour refuser l’accès au dossier personnel de l’employé
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