Enregistrement du temps de travail : nouvelle directive du SECO

Paru le 28 mars 2014 dans la Newsletter Espace Droit par Marianne Favre Moreillon

L’employeur doit-il enregistrer le temps de travail de tous ses collaborateurs?
Les cadres bénéficient-ils d’un régime différent s’ils ont renoncé à la compensation de leurs heures supplémentaires?
Qu’en est-il des cadres exerçant une fonction dirigeante élevée?


1. Généralités
Pour satisfaire à son obligation de protection de la santé de ses collaborateurs mentionnée à l’article 6 alinéa 1 de la Loi sur le travail (ci-après LTr), l’employeur doit s’assurer que les exigences liées à l’horaire de travail et au temps de repos quotidien et hebdomadaire soient respectées. Il doit par exemple veiller à ce que la durée maximale de la journée de travail ne soit pas dépassée (art. 10 al. 3 LTr).

Lorsqu’un collaborateur travaille au-delà de son horaire hebdomadaire contractuel, il effectue des heures supplémentaires. S’il excède la durée maximale de la semaine de travail, il s’agira de travail supplémentaire.

La durée maximale de la semaine de travail est de 45 heures dans les entreprises industrielles et pour le personnel de bureau. Pour les professions artisanales et manuelles, elle est de 50 heures par semaine (art. 9 LTr).

2. Obligation d’enregistrer la durée du travail de ses collaborateurs
Selon l’article 46 LTr, l’employeur doit enregistrer une série d’informations concernant le temps de travail de ses collaborateurs.

L’article 73 de l’Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (ci-après OLT1) prescrit qu’il s’agit notamment de la durée du travail effectivement fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, de l’horaire et de la durée des pauses, ainsi que des jours de repos et de repos compensatoire s’ils ne tombent pas un dimanche.

Ces données doivent être consignées afin que les autorités d’exécution puissent contrôler le respect de la LTr et des exigences relatives à la protection des travailleurs.

3. Qu’en est-il en pratique?
Comme l’a démontré une étude effectuée par le Secrétariat d’Etat à l’économie (ci-après SECO), une grande partie des cadres n’enregistrent pas leur temps de travail. Au vu de leur activité, consigner le début et la fin de chaque étape de leur journée constitue une surcharge de travail qu’ils rebutent à effectuer. Ils exécutent alors des heures supplémentaires, voire du travail supplémentaire, sans qu’aucune comptabilisation ne puisse être accomplie.

Or, même en cas de renonciation à toute compensation des heures supplémentaires, tout travailleur – excepté s’il exerce une fonction dirigeante élevée – a droit à la compensation de son travail supplémentaire. En effet, l’article 13 LTr est impératif.

4. Projet de loi du SECO
En 2012, pour permettre une plus grande flexibilisation en matière d’enregistrement du temps de travail, le SECO a proposé de modifier l’article 73 OLT1. Son projet tendait à ce que les travailleurs, dont le salaire annuel s’élève à CHF 175'000.– ou plus, ne soient plus contraints d’enregistrer leur temps de travail. Faute d’entente entre les syndicats, ce projet a été retiré la même année. Depuis, le SECO travaille afin de proposer un second projet de loi qui devrait être mis en consultation en 2015.

5. Nouvelle directive du SECO
Afin de s’adapter à la pratique, le SECO a adressé une directive aux Inspections cantonales du travail qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2014. Elle distingue trois catégories de travailleurs dont l’obligation d’enregistrer la durée du travail varie de manière importante. Jusqu’à ce qu’une nouvelle réglementation entre en vigueur, l’enregistrement du temps de travail des travailleurs peut être effectué comme suit :

a) Cadres exerçant une fonction dirigeante élevée
L’article 3 lettre d LTr exclut cette catégorie de travailleurs de son champ d’application. Par conséquent, aucun enregistrement de leur temps de travail n’est requis.

Comme la directive du SECO le rappelle, la notion de fonction dirigeante élevée est admise restrictivement. Seul un cadre qui dispose d’un pouvoir de décision dans les affaires essentielles de l’entreprise, ou d’une partie de celle-ci, et assume une responsabilité correspondante, exercera une fonction dirigeante élevée (art. 9 OLT1).

b) Cadres et autres travailleurs à responsabilités
Selon le SECO et pour cette catégorie de travailleurs uniquement, l’objectif de protection de la loi peut également être atteint lorsque seules les durées quotidiennes et hebdomadaires du travail sont documentées. Ces travailleurs bénéficient ainsi d’un enregistrement simplifié de la durée de leur travail. Toutefois, pour être admis dans cette catégorie, les cadres et les autres travailleurs à responsabilités doivent remplir les quatre critères cumulatifs suivants :

  • disposer d’une large marge de décision dans l’accomplissement de ses tâches. Lorsque des processus précis sont émis par l’entreprise et doivent être suivis, le cadre ne rentrera pas dans cette catégorie;
  • déterminer dans une large mesure quand il travaille. Le travailleur doit avoir une grande influence sur ses horaires, sans qu’un cadre structuré ne soit fixé par l’employeur;
  • être un chef de projets, un cadre supervisant des subordonnés ou encore un travailleur responsable du résultat de son activité. Il peut s’agir d’un cadre supérieur ou d’un travailleur chargé de négocier des contrats à l’extérieur de l’entreprise. Seule son activité et la manière dont il l’exerce importe;
  • ne pas effectuer régulièrement du travail de nuit ou le dimanche.

Un cadre qui a un horaire contractuel fixe et dix subordonnés qu’il gère selon des procédures de travail structurées devra ainsi enregistrer la durée de son travail au même titre qu’un employé de production. Il est dès lors important de retenir que la fonction exercée par le travailleur ou sa position hiérarchique dans l’organigramme de l’entreprise ne sont pas des critères déterminants.

La renonciation à l’enregistrement complet de la durée du travail doit faire l’objet, chaque année, d’une convention écrite entre le travailleur et son employeur. Elle doit indiquer comment les périodes de repos et les pauses prescrites par la loi seront prises et rappeler que le travail dominical et de nuit régulier est prohibé.

Enfin, un entretien de fin d’année au sujet de la charge de travail – sous l’angle du temps de travail fourni – doit avoir lieu. Il doit être consigné par écrit et présenté avec l’accord de renonciation lors d’un éventuel contrôle de l’Inspection du travail.

c) Autres travailleurs
Cette catégorie englobe tous les autres travailleurs. Pour ceux-ci, enregistrer intégralement la durée du travail est obligatoire. L’employeur devra notamment consigner leurs heures d’arrivée et de départ de leur poste de travail ou encore l’heure à laquelle ils ont pris leur pause de midi et la durée de celle-ci (art. 73 OLT1).

Ces informations peuvent être contenues dans des registres, dans un système de timbrage ou dans des rapports émis par les travailleurs. D’autres manières de faire sont cependant admises. Utiliser l’heure de connexion au système informatique de l’entreprise peut aussi servir de référence pour déterminer la durée du travail.

En bref

    L’employeur doit enregistrer la durée du travail de tous les travailleurs, excepté les personnes exerçant une fonction dirigeante élevée. Depuis le 1er janvier 2014, les cadres peuvent uniquement enregistrer la durée quotidienne et hebdomadaire totale de leur travail. Un enregistrement simplifié du temps de travail est seulement possible pour les cadres qui disposent d’une marge de manœuvre importante et qui sont autonomes dans l’aménagement de leurs horaires et de leur activité. Un accord de renonciation à l’enregistrement intégral de la durée du travail doit faire l’objet d’une convention écrite entre le collaborateur et l’employeur.

 

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