Laptop, smartphone, voiture: vos obligations

Paru le 4 août 2014 dans PME Magazine par Marianne Favre Moreillon

Ordinateur portable, téléphone mobile, véhicule de fonction, les entreprises prêtent beaucoup de matériel aux collaborateurs. Mais quels sont les droits et les obligations de chacun?

Obligations de l'employeur?
L’employeur doit mettre à disposition de l’employé tous les instruments et matériaux nécessaires à l’exécution de sa prestation de travail. Il remboursera à celui-ci tous les frais imposés par l’exécution de son travail. L’entreprise peut décider de rembourser le collaborateur sur facture ou d’allouer un montant forfaitaire pour ses frais.

L’octroi d’un montant forfaitaire sera toutefois soumis à l’approbation préalable de l’Administration cantonale des impôts.

Qui paie les frais liés à l'utilisation du véhicule de fonction?
En application de l’article 327b du Code des obligations, l’employeur qui met à disposition de son collaborateur un véhicule doit prendre en charge les frais courant d’usage et d’entretien, dans la mesure où ledit véhicule sert à l’exécution de son travail.

Le Tribunal fédéral a jugé à cet égard que les frais courant comprenaient l’essence, l’huile, les services périodiques et les réparations. Le leasing et la prime d’assurance responsabilité civile incombent également à l’employeur même si le travailleur est autorisé à utiliser le véhicule à des fins privées. À titre d’exemple, le Tribunal fédéral a considéré que l’employeur devait rembourser au travailleur la mise de fond initiale versée pour la prise d’un véhicule de fonction en leasing, alors même que le travailleur y avait renoncée contractuellement.

Lorsque le véhicule est également utilisé à titre privé, l’employeur ne prend à sa charge que les déplacements effectués dans le cadre professionnel. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail constituent une utilisation privée du véhicule de fonction. Les frais relatifs à cette part du trajet ne sont par conséquent pas remboursés par l’employeur, sauf clause contractuelle contraire. Si toutefois le travailleur est amené à changer régulièrement de lieu de travail, par exemple pour se rendre sur un chantier, chez un client ou dans une succursale, les kilomètres supplémentaires entre le lieu de travail ordinaire et celui de destination sont à la charge de l’employeur. L’utilisation privée du véhicule de l’entreprise doit être mentionnée dans le certificat de salaire.

Qu'en est-il en cas de dégât, perte, voire vol?
Lorsque le travailleur commet une faute, il est tenu de réparer le dommage causé au matériel de l’entreprise. Ainsi, le travailleur qui oublie le téléphone portable remis par l’entreprise sur la table d’un restaurant, ou qui a causé des dégâts au véhicule de fonction du fait d’une violation de la Loi sur la circulation routière (ci-après LCR) doit prendre à sa charge les frais de remplacement ou de réparation.

En revanche, lorsque le travailleur est exempt de faute, c’est l’employeur qui supporte les coûts. Il en va ainsi des frais de remplacement de l’ordinateur de l’entreprise volé au domicile du collaborateur. Il ressort de la jurisprudence du Tribunal fédéral que, en l’absence de faute du travailleur, la réparation de dégâts occasionnés au véhicule privé du collaborateur lors de courses professionnelles incombe à l’employeur.

Qui est responsable en cas d'infraction à la LCR?
Le travailleur répond des amendes conséquentes à une infraction à la LCR. Le collaborateur empêché de travailler par sa faute en raison du retrait de son permis de conduire peut se voir licencié. Tel serait le cas du chauffeur qui ne peut plus effectuer sa prestation en raison du retrait de son permis suite à une ivresse qualifiée au volant.

En cas de résiliation?
À la fin des rapports de travail, le matériel mis à disposition pour l’exécution du contrat doit être restitué à l’employeur sur demande de celui-ci. L’employeur doit prévoir dans le contrat de travail ou dans le règlement du personnel que le matériel devra être restitué le dernier jour de travail effectif en cas de libération de l’obligation de travailler pendant le délai de congé. À défaut, le collaborateur pourrait faire valoir son droit à utiliser le véhicule de l’entreprise à des fins privées jusqu’à la fin du délai de congé, lorsque cet avantage lui a été concédé par contrat. Le matériel restitué, endommagé ou qui ne correspond pas à l’usure normale peut faire l’objet d’une retenue de salaire.
 

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